Neben der Telefonie mit Microsoft Teams ermöglicht das Collaboration-Tool auch ein flexibles Konferieren mit bis zu 250 Teilnehmern. Je mehr Teilnehmer allerdings an der Videokonferenz teilnehmen, desto unübersichtlicher kann es werden. Oft ist nicht deutlich ersichtlich, ob alle Personen, die an der Konferenz teilnehmen sollen, bereits beigetreten sind. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihr Bildschirmlayout ändern und die Videokonferenz übersichtlicher machen.
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Mehr als 4 Videos in Microsoft Teams einstellen
Befinden Sie sich in einer Videokonferenz mit neun Personen, werden die Videos gleichzeitig im 3x3-Modus angezeigt. Hierfür müssen Sie keine zusätzlichen Konfigurationen vornehmen. Nehmen mehr als neun Personen an der Besprechung teil, so erhöht sich auch die Anzahl der Kacheln, in denen die Webcam-Übertragung oder die Initialen des Teilnehmers angezeigt wird. Um in Microsoft Teams alle Teilnehmer sehen zu können, die an der Konferenz teilnehmen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Im Folgenden stellen wir Ihnen diese vor:
Die Teilnehmerliste aufrufen
Einige Teilnehmer Ihrer Konferenz nehmen ohne Video teil, Sie möchten allerdings trotzdem wissen, wer dem Meeting alles beigetreten ist? Dann lassen Sie sich von MS Teams alle Teilnehmer anzeigen, die an Ihrer Konferenz partizipieren. Um diese zu öffnen, klicken Sie auf das Personensymbol, welches sich neben dem roten Hörer befindet. Daraufhin öffnet sich am rechten Bildrand eine Liste der Kontakte, die sich gerade im gleichen Raum wie Sie befinden.
Diese Teilnehmerliste können Sie als CVS-Datei herunterladen und gibt Ihnen Auskunft über die Namen der Teilnehmer sowie den Zeitpunkt des Beitritts und des Verlassens des Meetings. Um die Liste herunterzuladen, wählen Sie in der Teilnehmerliste oben im rechten Bildrand den herunter zeigenden Pfeil aus.
Das Bildschirmlayout ändern
Um das Bildschirmlayout zu verändern, wählen Sie während des Meetings das Drei-Punkte-Menü rechts im oberen Bildrand aus. Dort stehen Ihnen mehrere Optionen zur Wahl. Die Standardoption ist die „Galerieansicht“, mit der Ihnen neun Videos in einem 3x3-Raster angezeigt werden.
Befinden sich mehr als neun Teilnehmer in der Konferenz, so können Sie auch die Option „große Galerieansicht“ auswählen. Dabei wird das Raster je nach Teilnehmerzahl neu angeordnet. Die maximale Anzahl an Teilnehmern, die Ihnen gleichzeitig angezeigt werden können, beträgt 49 Videos, welche in einem 7x7-Raster auf Ihrem Bildschirm angeordnet werden. Für diese Ansicht müssen allerdings mindestens zehn Personen Ihr Video teilen.
Konferieren Sie mit mehr als 49 Teilnehmern, werden Ihnen die Videos der Teilnehmer in der „Katalogansicht“ dargestellt. In diesem Fall befindet sich neben der „großen Galerieansicht“ eine Steuerleiste, in der Ihnen die weiteren Teilnehmer angezeigt werden. So haben Sie die Möglichkeit, in einer Microsoft Teams Videokonferenz alle Teilnehmer zu sehen.
Der „Zusammen-Modus“
Eine andere Alternative, alle Teilnehmer einer Konferenz zu sehen, ist der „Zusammen-Modus“. Die Option fügt die Teilnehmer einer Besprechung in einen gemeinsamen Hintergrund ein, sodass es aussieht, als ob sich alle Personen am gleichen Ort befinden würden. Um den „Zusammen-Modus“ aktivieren zu können, müssen allerdings mindestens fünf Personen der Videokonferenz mit Video beigetreten sein.
Als Besprechungsorganisator haben Sie die Wahl unter verschiedenen Szenen für den „Zusammen-Modus“ zu wählen. Um die Szene zu ändern, klicken Sie im unteren linken Bildrand auf den Namen der Szene. Anschließend öffnet sich eine Leiste, in der Ihnen verschiedene Hintergründe zur Auswahl stehen. Jede Szene gibt gleichzeitig an, wie viele Teilnehmer dort Platz finden. Haben Sie sich für eine Szene entschieden, dann klicken Sie letztlich nur noch auf „Übernehmen“. Nun wird die Szene für alle Teilnehmer verändert, die ebenfalls den Zusammen-Modus ausgewählt haben. Die Teilnehmer, die die Galerieansicht nutzen, bemerken diese Veränderung nicht.
Fazit
Die verschiedenen Bildschirmlayouts ermöglichen Ihnen, die Videokonferenz organisierter und übersichtlicher zu gestalten. Der „Zusammen-Modus“ bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, Ihr Meeting beispielsweise in einer Büroszene abzuhalten. Somit schafft er ein Gefühl von Gemeinsamkeit, auch wenn Sie die Gesprächsteilnehmer nicht am gleichen Ort befinden.
FAQ
Wie kann ich in Microsoft Teams alle Teilnehmer im Browser, auf dem IPad oder als Gast sehen?
Um alle Teilnehmer sehen zu können, wählen Sie das Personensymbol neben dem roten Hörer aus. Am rechten Bildrand erscheint dann eine Liste mit den Kontakten, die sich gerade in der Besprechung befinden. Alternativ können Sie das Bildschirmlayout ändern, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü im oberen rechten Bildrand klicken.
Wie kann ich alle Teilnehmer zu meiner Konferenz einladen?
Wählen Sie in Microsoft Teams die Kalenderfunktion und anschließend „+ Neue Besprechung“ aus. Geben Sie dann alle näheren Informationen wie den Titel oder das Datum der Besprechung an. Auf dem Feld „Erforderliche Teilnehmer hinzufügen“ können Sie nun alle Personen angeben, die an Ihrem Meeting teilnehmen sollen. Klicken Sie letztlich auf „Speichern“ und alle Teilnehmer werden per Mail zu Ihrer Konferenz eingeladen.
Wie kann ich mit Microsoft Teams telefonieren?
Die Microsoft Teams Telefonie können Sie auf zwei Wege nutzen. Über den Microsoft Anrufplan steht Ihnen monatlich pro Benutzer ein bestimmtes Minutenkontingent zur Verfügung, dabei fungiert Microsoft als Ihr Telefonanbieter. Mit der Funktion Microsoft Teams Direct Routing verwenden Sie Ihre Cloud Telefonanlage direkt über den MS Teams-Client, hierbei ist eine Portierung der Rufnummern zu einem anderen Telefonanbieter nicht nötig.