VoIP Telefonanlage - Das sollten Sie 2024 unbedingt wissen

 

Nicht erst seitdem die Deutsche Telekom die Ankündigung gemacht hat, bis ursprünglich Ende 2018 alle analogen und ISDN-Anschlüsse auf IP umgestellt haben zu wollen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Umstellung auf eine IP-Telefonanlage. Die moderne Telefonie bietet Anwendern und Netzbetreibern zahlreiche Vorteile, auf welche in diesem Ratgeber ausführlich eingegangen wird. Eine solche Telefonanlage nennt man auch Cloud-, IP-, Online- oder virtuelle Telefonanlage.

Voice over IP (VoIP) wird die alte ISDN-Technologie mittel- und langfristig ablösen. Herkömmliche Telefonanlagen auf Basis von ISDN werden komplett durch die virtuelle Telefonanlage ersetzt werden.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie eine VoIP-Telefonanlage funktioniert, welche technischen Voraussetzungen gegeben sein müssen und welche Vorteile sich daraus für Sie ergeben.

 

IP-Telefonanlage für Unternehmen: Was ist das?

Definition: Eine VoIP-Telefonanlage ist eine Telefonanlage, die keinen herkömmlichen Telefonanschluss mehr benötigt, sondern die Gespräche über eine Internet-Datenleitung geführt werden. Eine solche VoIP-Telefonanlage wird auch IP-PBX (Private Branch Exchange) genannt.

Während des VoIP-Gesprächs wird die Sprache des Sprechers von der analogen Form in digitale Datenpakete übersetzt. Bei dem zuhörenden Gesprächspartner auf der anderen Seite werden die einzelnen Datenpakete zur ursprünglichen Sprachinformation wieder zusammengefügt.

Um diese Datenpakete über das Internet zu transportieren wird das Netzwerkprotokoll SIP (Session Initiation Protocol) genutzt. Dazu muss sich jeder Gesprächsteilnehmer per SIP-Adresse über einen SIP-Server registrieren. Somit können sich die Endgeräte der Teilnehmer durch den SIP-Server über die IP-Adresse des anderen Geräts miteinander verbinden und die Verbindung kommt zustande. Eine Verkabelung mit Telefonkabeln in Ihrer Firma ist nicht länger nötig, da die VoIP-Telefonanlage das Datennetzwerk nutzt, um sich mit weiteren IP-Endgeräten zu verbinden.

Ferner ist es möglich, dass herkömmliche Telefonanlagen durch einen sogenannten VoIP-Gateway an das Cloud-Netzwerk angeschlossen werden. Durch diese Art der Anbindung ist es möglich ohne große Umstände auf eine Cloud Telefonanlage zu wechseln.

 

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Was ist ein VoIP-Anschluss?

Als IP/VoIP-Anschluss bezeichnet man einen Telefonanschluss, der das Gesprochene in Datenpakete verwandelt und anschließend über das Internet verschickt. Die Kommunikation findet somit nicht mehr über herkömmliche ISDN-Leitungen statt, sondern über eine Datenleitung. Für diese Art des Anschlusses benötigen Sie eine VoIP-fähige Telefonanlage vor Ort oder eine Cloud-basierte VoIP-Lösung über einen Provider. VoIP-Telefonie wird deswegen auch oft als Internet-Telefonie bezeichnet, weil Daten (z.B. Surfen oder E-Mail) und Telefonate über dasselbe Netzwerk abgewickelt werden.

 

Telefonkosten senken durch IP-Telefonanlage

Anbieter einer VoIP-Telefonanlage aus der Cloud berechnen normalerwiese monatliche Grundgebühr pro genutztem Endgerät. Bei WIRECLOUD beträgt die monatliche Grundgebühr im PRO Tarif pro genutztem Endgerät 2,50 €.

Neben der monatlichen Grundgebühr gib es auch noch andere Kostenpunkte:

Pauschale Einrichtungsgebühren

Manche Provider erheben eine einmalige Einrichtungsgebühr. Sollten Sie nur wenige Endgeräte betreiben, ist eine hohe Einrichtungsgebühr möglicherweise unattraktiv. WIRECLOUD erhebt keine pauschale Einrichtungsgebühr für die Bereitstellung der Telefonanlage.

Monatliche Kosten

Zusätzlich zu den Grundgebühren kommen die Kosten für die vertelefonierten Gesprächsminuten hinzu. Diese werden in der Regel minutengenau abgerechnet. Falls Sie viel telefonieren, ist auch das Hinzubuchen einer Flatrate möglich. WIRECLOUD bietet Ihnen sowohl klassische Flatrates als auch flexible Minutenpakete. Neben der Grundgebühr und den Gesprächskosten können noch Kosten für Zusatzdienste wie 0800-er Nummern entstehen.

Jährliche Kosten

Geringe jährlich Verwaltungskosten entstehen bei der Nutzung eines Rufnummernblocks. Ein Rufnummernblock ist sinnvoll, wenn ein Unternehmen neuen Angestellten fortlaufende Rufnummern zuweisen möchte.

Abrechnungsbeispiel

Sie nutzen die WIRECLOUD-Telefonanlage mit 25 Endgeräten und einer Flatrate für das deutsche Festnetz. Sie gehen davon aus, dass Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren wachsen wird und entscheiden sich daher für den 40-er Rufnummernblock.

 

Vergleich: Sparpotenzial in 3 Minuten berechnen

 

Kann ich mit einer VoIP-Telefonanlage ganz normal telefonieren?

Ein großer Vorteil der Telefonie über eine VoIP-Telefonanlage ist, dass sie sich mit einer großen Bandbreite von Geräten in das VoIP-Netzwerk einwählen können. Beispielsweise können Sie mit IP-Telefonapparaten, per Softphone, welches als Software auf Ihrem PC installiert ist, oder über Ihr Smartphone telefonieren. Zudem haben Sie immer die Möglichkeit über ein VoIP-Gateway ein analoges Telefon an das VoIP Netzwerk anzuschließen.

Die Qualität der VoIP-Verbindung unterscheidet sich nicht zwischen den möglichen Endgeräten, die Sie wählen können. Lediglich muss man beachten, dass 100 kbit/s pro Sprachkanal in Up- und Downloadrichtung an Breitbandverbindung sichergestellt werden, sodass es zu keiner Minderung der Gesprächsqualität kommt.

Oft gibt es eine Verwechslung zwischen der eingesetzten Cloud Technologie und dem Telefonieren über einen Computer über Dienste wie Skype. Eine VoIP-Telefonanlage ist ein in sich geschlossenes System, für das man keinen Computer mit entsprechender Software benötigt. Es reichen entweder ein VoIP-Endgerät oder ein Smartphone mit Softclient-Software. 
Letztendlich unterscheidet sich die alltägliche Nutzung der VoIP-Telefonanlage nicht von einer traditionellen ISDN-Telefonanlage. Jedoch bietet die VoIP-Telefonanlage fast immer wesentlich mehr Möglichkeiten, mehr Flexibilität und verursacht darüber hinaus noch geringere Kosten.

 

IP-Telefone

Um über eine IP-Telefonanlage optimal zu telefonieren, sind spezielle IP-Telefone empfehlenswert. Zwar können Sie auch eine App auf Ihrem Smartphone oder Computer (Softclients / Softphone) zum Telefonieren nutzen, jedoch sind Softclients anfälliger, da sie ursprünglich nicht für die Nutzung eines Softphones konzipiert wurden.

Welches IP Telefon für Ihre Zwecke am besten geeignet ist, hängt von den benötigten Funktionen ab. In unserem VoIP-Shop können Sie der jeweiligen Gerätebeschreibung entnehmen, welches Telefon am besten geeignet ist. So kann beispielsweise die Firewall Ihres Computers die Verbindung mit Ihrem Gesprächspartner unterbinden. 

Telefonieren mit einem Softclient / Softphone

Die Softclient-App zieht sich Ihre Nutzerdaten auf das jeweilige Mobilgerät. Hierfür muss Ihr Gerät mit dem Internet verbunden. Anschließend sind Sie über Ihre gewohnte Büronummer per App auf Ihrem Mobilgerät / PC erreichbar.

►Expertentipp: In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein Softphone für bestimmte Situationen wie beispielsweise Dienstreisen absolut nützlich ist. Für den Alltag im Büro eignen sich jedoch echte VoIP-Endgeräte besser. Diese wurden einzig für diesen Zweck gebaut und können wie herkömmliche Telefone bedient werden.

 

IP Telefon anschließen und einrichten

IP Telefone werden im ersten Schritt mit einem LAN-Kabel an einen Netzwerk-Switch angeschlossen. Anschließend benötigen Sie die SIP-Daten Ihres Providers, um sich mit der Telefonanlage zu verbinden.

Noch einfacher können Sie Ihre Geräte über die MAC-Adresse und das "Autoprovisioning" einbinden. Das Telefon übernimmt die hinterlegten Einstellungen selbstständig.

In unserem Hilfe-Wiki finden Sie eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung Ihres Telefons.

 

Vorteile einer IP-Telefonanlage

Kostengünstig
Dadurch, dass im Unternehmen selbst keine Server mehr vorhanden sein müssen und die Mitarbeiter mittels Softphone ganz einfach über den Computer ihre Anrufe abwickeln können, fallen bei einer VoIP-Telefonanlage keine zusätzlichen Anschaffungskosten an. Aus diesem Grund ist die VoIP-Lösung besonders für Start-Ups und kleine mittelständische Unternehmen attraktiv, da keine teure Hardware angeschafft werden muss.

Keine Wartung
Sie haben als VoIP-Nutzer nicht mehr die Verantwortung, alle Updates korrekt aufzuspielen und die VoIP-Anlage auf dem aktuellen Sicherheitsstandard zu halten. Diese Verantwortung liegt ab sofort bei Ihrem Provider.

Sicherheit auf höchstem Niveau
Entgegen der häufig auftretenden Bedenken hinsichtlich der Sicherheit von VoIP-Telefonanlagen, sind diese Sorgen in den meisten Fällen unbegründet. Seriöse Provider von Cloud Telefonanlagen sind in der Lage, Ihnen eine Ausfallsicherheit von beinahe 100% zu bieten. Dies ist darin begründet, dass die Rechenzentren, in denen die Telefonanlage gehostet wird, über verschiedene Standorte innerhalb Deutschlands verteilt sind und besonders abgesichert werden.

Einfache Bedienung ohne Expertenwissen möglich
Sie können die VoIP-Telefonanlage ganz einfach über die Benutzeroberfläche in Ihrem Browser bedienen ohne sich mit Telefonanlagen näher auskennen zu müssen. Ihr Endgerät am Arbeitsplatz lässt sich innerhalb weniger Minuten einrichten. 

Erreichbarkeit im In- und Ausland - jederzeit
Nachdem Sie Ihre Cloud Telefonanlage eingerichtet haben, können Ihre Mitarbeiter mit der jeweiligen Nummer von jedem beliebigen Standort weltweit Anrufe empfangen und tätigen, egal ob Sie sich nun im Büro, im Home-Office oder auf einem anderen Kontinent befinden. Es spielt außerdem keine Rolle, ob Sie nun über ein VoIP-fähiges Tischtelefon, ein Softphone oder Ihr Mobiltelefon sprechen. Ihre Nummer bleibt dieselbe. Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie über eine ausreichende Internetverbindung verfügen und die jeweiligen Endgeräte mit Ihrer Nummer über die VoIP-Einstellungen verknüpft haben.

 

Nachteile einer IP-Telefonanlage

Abhängigkeit von der Qualität des Internets
Die Qualität des VoIP-Telefonats ist abhängig von der Bandbreite und der Latenz, sprich der Verzögerung mit der das Gesprochene am anderen Ende der Leitung ankommt. Sofern man sich in Gegenden mit schlechter Internetverbindung aufhält, leidet automatisch die VoIP-Qualität.

Stromausfall
Für das Funktionieren der Cloud Telefonanlage ist ein Router notwendig, der die Internetverbindung herstellt. Im Falle eines Stromausfalles wird der Router nicht mehr mit Strom versorgt, wodurch die die IP-Telefonanlage nicht mehr funktioniert. Manche klassische Telefonanlagen haben dieses Problem nicht, da einige mit einem Notstromaggregat ausgestattet sind.

Mögliche Probleme mit Endgeräten nach der IP-Umstellung
Da manche Geräte wie Faxe oder Notrufgeräte möglicherweise an gewisse ISDN-Funktionen gekoppelt sind, kann es nach der Umstellung auf IP zu Problemen mit diesen Geräten kommen. Im besten Falle kontaktieren Sie vor der Umstellung den Hersteller des jeweiligen Geräts und lassen sich hinsichtlich der IP-Funktionalität beraten.

Schutz durch sichere Passwörter 
Da die VoIP-Telefonie über das Internet stattfindet, ist es wichtig sich auch hier mittels sicherer Passwörter gegen Hackerangriffe zu schützen. Ein sicheres Passwort besteht im besten Fall aus mindestens acht Stellen und enthält Klein- und Großbuchstaben, Ziffern sowie Sonderzeichen.

Komplettersatz der bisherigen ISDN-Telefonanlage
Bei Telefonanlagen, die vor mehr als fünf Jahren angeschafft wurden, kann es eventuell zu teuer oder kompliziert sein, die Anlage auf VoIP umzustellen.

Sofern Sie sich Ihre Telefonanlagen erst vor kurzem angeschafft haben, wird diese höchstwahrscheinlich nicht nur ISDN-Funktionen haben, sondern auch VoIP-fähig sein. In diesem Falle spricht man von einer Hybrid-Telefonanlage. Gegebenenfalls können Sie Ihre ISDN-Telefonanlage auch mittels Gateways einfach modifizieren.

 

Voraussetzungen für die Voice over IP-Telefonanlage 

Wir widmen uns nun den technischen Voraussetzungen, die für eine gute Funktionalität Ihrer VoIP-Telefonanlage gegeben sein sollten. Obwohl diese technischen Details für den bloßen Anwender nicht von großer Wichtigkeit sind, sollte der Administrator der Cloud Telefonanlage jedoch mit den Voraussetzungen und Funktionen vertraut sein.

Internetanschluss

Im Grunde ist fast jeder Internet-Anschluss für VoIP geeignet. Wichtig ist eine ausreichend große Bandbreite und eine niedrige Latenz. Eine Latenz von unter 50ms ist gut. Sobald die Latenz mehr als 350ms beträgt, ist der Anschluss für VoIP eigentlich ungeeignet.

Bandbreite

Die Bandbreite hängt von der Anzahl der VoIP Telefone, dem verwendeten Codec der VoIP-Telefonanlage ab und der Anzahl der gleichzeitigen Gespräche ab (früher auch Leitungen genannt). Selbst HD-Codecs benötigen inklusive Overhead nicht mehr als 100KBit/s up und down. Somit reicht selbst ein einfacher DSL-Anschluss meist, um eine zweistellige Anzahl von Mitarbeitern mit einer VoIP-Telefonanlage zu versorgen. 

Internes Netzwerk

Auch das interne Netzwerk muss ausreichend schnell sein, um die Datenpakete vom Router zu den VoIP-Telefonen zu verteilen. Selbst eine Netzwerk mit 100 MBit/s kann theoretisch etwa 1.000 gleichzeitige VoIP-Gespräche abwickeln. Dabei gilt es allerdings zu bedenken, dass möglicherweise anderer Internetverkehr wie E-Mail und Browser ebenfalls Bandbreite in Anspruch nehmen. 

Router & NAT

Im Regelfall verwenden Router die sogenannte Network Address Translation (NAT). Mehrere interne IP-Adressen verwenden dabei meist eine öffentliche IP-Adresse. Es gilt zu beachten, dass der verwendete Router die Verwendung des SIP-Protokolls und das Öffnen der Ports für die Übertragung der Sprache zulässt. Bestimmte Router und Firmwares können die Verwendung von VoIP und SIP erschweren oder sogar unmöglich machen. Bei einer großen Anzahl von Telefonen ist es bei manchen Anbietern notwendig, die ausgehenden Ports für jedes Telefon einzeln festzulegen. Zusätzlich müssen Sie im Router ein Port-Forwarding zu dem jeweiligen Telefon einstellen. Dazu ist die Vergabe von festen IP-Adressen für jedes Telefon im internen Netzwerk nötig. Dieser Extra-Schritt ist für WIRECLOUD-Kunden nicht nötig.

Firewall

In der Firewall ist sicherzustellen, dass der RTP-Verkehr, der die Sprachdaten enthält ungehindert passieren kann und dass die Ports für das SIP-Protokoll nicht blockiert werden. Meist verwendet das SIP-Protokoll den Port 5060. 

Fax

Obwohl es trivial klingt, ist die Übertragung von Fax über VoIP eine echte Herausforderung. Völlig sauber kann Fax übertragen werden, wenn das sogenannte T.38-Protokoll verwendet wird. Dazu müssen allerdings alle verwendeten Teil-Strecken und Provider durchgängig T.38 unterstützen und die Übergabe von T.38 zwischen den verschiedenen Netzwerken muss funktionieren. Dies ist leider (noch) nicht immer der Fall. 

Portierung der bestehenden Rufnummern

Um die bestehenden Rufnummern nahtlos weiter nutzen zu können, ist eine sogenannte Portierung der Rufnummern auf die VoIP-Telefonanlage notwendig. Dazu muss beim neuen Anbieter, in diesem Fall beim Betreiber der VoIP-Telefonanlage, ein Antrag auf Portierung der Telefonnummern gestellt werden. Meist stimmt der alte Provider eine Portierung der Rufnummern erst zum Ende der Vertragslaufzeit zu. Teilweise kann der dieser durch eine einmalige Zahlung zu einer Zustimmung überredet werden. Sobald der alte Anbieter der Portierung zugestimmt hat, nennt dieser einen Termin für die Portierung, die man dann vom neuen Dienstleister erfährt. Im Regelfall geschieht eine Portierung wochentags zwischen 06.00 und 08.00 Uhr morgens. Wichtig ist, dass dann bereits die VoIP-Telefonanlage vollständig eingerichtet ist, damit dann nach der Portierung der Telefonnummern diese auch in der VoIP-Telefonanlage ankommen und verarbeitet werden können.

Sie und Ihre Mitarbeiter können die Cloud-Telefonanlage ganz einfach über die Benutzeroberfläche in Ihrem Browser bedienen ohne sich mit Telefonanlagen näher auskennen zu müssen. Ihr Telefon am Arbeitsplatz lässt sich innerhalb weniger Minuten einrichten.

 

 

Was ist eine Telefonanlage?

Die moderne Form der Telefonanlage ist die webbasierte Cloud Telefonanlage. Sie wird komplett per Voice-over-IP über das Internet betrieben. Ein physische Telefonanlage ist nicht mehr nötig. Sie nehmen alle erforderlichen Einstellungen der VoIP-Telefonanlage über das Web-Interface von WIRECLOUD vor.