Mit Microsoft Teams externe Anrufe führen
In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist effektive Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens. Microsoft Teams hat sich als eines der führenden Tools für die Online-Zusammenarbeit etabliert, aber wussten Sie eigentlich, dass Teams nicht nur für Videokonferenzen und Chatfunktionen genutzt werden kann? In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Sie mit Microsoft Teams auch externe Anrufe tätigen können und wie Sie diese Funktion effektiv in Ihre Geschäftskommunikation integrieren können.
Grundlagen des externen Telefonierens mit Microsoft Teams
Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Funktionen für die interne Kommunikation in Unternehmen. Eine Funktion, die vielen bereits bekannt ist, sind die Voice-over-IP-Anrufe, mit denen Sie problemlos Teammitglieder innerhalb des Unternehmens anrufen können, indem Sie sie einfach aus Ihren Kontakten auswählen und einen Audioanruf starten. Diese Anrufe erfolgen jedoch nicht über das öffentliche Telefonnetz, sondern dienen eher als eine Art „Gegensprechanlage" innerhalb des Unternehmens.
Aber was ist mit externen Anrufen? Hier kommt die Möglichkeit ins Spiel, Microsoft Teams an das öffentliche Telefonnetz anzuschließen. Dadurch können Mitglieder des Teams auch externe Anrufe ganz einfach über das Programm tätigen, ohne dass zusätzliche Hardware erforderlich ist.
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Optionen für die Verbindung mit dem öffentlichen Telefonnetz
Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, Microsoft Teams mit dem öffentlichen Telefonnetz zu verbinden: Über einen SIP-Trunk (IP-basierter Anschluss ans öffentliche Telefonnetz) ist es möglich, Microsoft Teams per Direct Routing an das Telefonnetz anzuschließen. Hierfür benötigen Sie zunächst einen Provider für einen IP-basierten Telefonanschluss. Alternativ können Sie Ihre Teams-Endgeräte auch über die Buchung von Microsoft-Anrufpläne an das öffentliche Telefonnetz anschließen, um über Teams externe Anrufe durchzuführen.
Die Telefonanlage und Anrufpläne werden von Microsoft bereitgestellt und ermöglichen es Benutzern, Telefonnummern zugewiesen zu bekommen und alle Telefonnetz-Dienste zu nutzen. Dies ist eine gute Option für Unternehmen, die eine einfache Lösung ohne zusätzliche Hardware bevorzugen.
Direct Routing hingegen wird oft von größeren Unternehmen bevorzugt. Dabei wird eine bereits bestehende Telefonnetz-Verbindung, zum Beispiel über eine Cloud-Telefonanlage mit Microsoft Teams verbunden. Dadurch können Unternehmen ihre bestehende Telefonanlage weiter nutzen und können zusätzlich in den Telefonanlageeinstellungen die Teams-Endgeräte verwalten.
Erwerb eines Anrufplans
Um mit Microsoft Teams externe Anrufe durchführen zu können, ist der Erwerb eines Add-ons zum Microsoft-Office-365-Tarif erforderlich. Hierbei läuft die Telefonie direkt über Microsoft. Anrufpläne werden monatlich pro Benutzer zur Verfügung gestellt und bestehen aus einer Telefonnummer und einem Minutenkontingent. Microsoft fungiert hier als Ihr Telefonanbieter, portiert Ihre Rufnummern und stellt die Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz her. Der Nachteil bei dieser Option ist allerdings, dass sie nicht in allen Ländern verfügbar und einer eher kostspielige Angelegenheit ist. Zudem ist keine komplexe Anrufsteuerung und somit Funktionen wie Anrufweiterleitungen möglich.
Einrichten von Telefonnummern in Microsoft Teams
Nachdem die entsprechenden Lizenzen aktiviert wurden, müssen Telefonnummern für die Benutzer hinzugefügt werden. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen: über das Admin-Center von Teams, durch den Import von Nummern von einem bisherigen Telefonanbieter oder durch Direct Routing.
Es ist wichtig zu beachten, dass neben den Telefonnummern für Benutzer möglicherweise auch gebührenfreie Nummern für Audiokonferenzen, Anrufwarteschlangen oder automatische Vermittlungsstellen benötigt werden. Diese können entweder im Admin-Center erhalten oder vom Direct-Routing-Anbieter unterstützt werden.
Durchführung externer Anrufe
Sobald die Einrichtung für externes Telefonieren mit Microsoft Teams abgeschlossen ist, können Sie externe Anrufe ganz einfach über das Microsoft Teams Interface tätigen. Dazu wählen Sie einfach die Option „Anrufe" aus, geben den Namen oder die externe Nummer der Person ein, die Sie anrufen möchten, und starten den Anruf.
Für ausgehende Telefonate Büronummer anzeigen lassen
Sie können über Teams weiterhin mit Ihrer Büronummer telefonieren. Der Microsoft Teams-Client hilft Ihnen, alle ausgehenden Anrufe über Ihr Handy oder andere Endgeräte abzuwickeln. Er übernimmt quasi die Rolle eines herkömmlichen Teams-Nutzers und zusätzlich die des Endgeräts für ausgehende Telefonate.
Externe Anrufe auf Büronummer leiten zu Teams weiter
Für externe Anrufer sind Sie unter der bekannten Rufnummer erreichbar. Folglich spielt es keine Rolle, ob Sie sich gerade im Büro oder im Home-Office befinden. Anrufe von Kollegen, die im Urlaub oder im Feierabend sind, können auf Ihren Microsoft Teams-Client weitergeleitet werden. Sie können eingehende Anrufe sofort entgegennehmen, der Anrufer merkt hierbei keinen Unterschied.