Unified Communications – Eine Verbesserung der Arbeitswelt?

Eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit ist der Wunsch jedes mittelständischen Unternehmens. Die Nutzung verschiedener Bürosoftwares, kann jedoch häufig ein Hindernis darstellen, da es schnell unübersichtlich wird und Daten verloren gehen. Unified Communications vereint alle verwendeten Kommunikationskanäle und steigert somit die Produktivität und Effizienz Ihrer Mitarbeiter erheblich. Doch was ist Unified Communications überhaupt und wie kann Ihr Unternehmen davon profitieren? In diesem diesem Artikel erfahren Sie es.

 

Was ist Unified Communications?

Unified Communications steht für eine "vereinheitlichte Kommunikation". Es handelt sich um eine Software-Plattform, in der alle Kommunikationswege, Endgeräte und Medien in einer einheitlichen Anwendungsumgebung zusammengeführt werden. Unified Communications bezieht sich auf vier Hauptaspekte: Medien (Telefonie, Fax, E-Mail etc.), Netze (IP-Netze, PSTN), Routing und Automatisierung (Sprachdialog, E-Mail-Management, Automatic Call Distribution) und Applikationen ( ERP, CRM, CMS). 

Die Idee ist, dass mit Unified Communications die Erreichbarkeit von Kommunikationspartnern verbessert wird, auch wenn diese an unterschiedlichen Orten arbeiten. Somit sollen Kommunikations- und Geschäftsprozesse optimiert werden. Dabei präsentieren sich Unified Communications-Systeme als eine neue Klasse von Systemen, die aus der Zusammenführung von Telekommunikations- und Informationstechnologie sowie Unternehmenssoftware entstanden sind. Unified Communications, auch UC genannt, bedeutet folglich eine Entlastung für das Kommunikationsmanagement.

Unified Messaging

In diesem Zusammenhang gilt es zu beachten, dass der Begriff Unified Messaging nicht dasselbe bedeutet wie Unified Communications. Unified Messaging ist ein Teil der Unified Communications und umfasst nur Anwendung im Zusammenhang mit Sprache wie z.B SMS.

Unified Communications & Collaborations

Ein weiterer Begriff, der oft zusammen mit UC genannt wird, ist Unified Communications & Collaborations (UCC). Dabei handelt es sich um die Zusammenführung von unterschiedlichen Kommunikationsdiensten, die die Zusammenarbeit im Team optimieren. Unified Communications & Collaborations bezieht sich zusätzlich zu den Kommunikationskanälen wie E-Mail und Telefon auch auf sogenannte Werkzeuge zur Zusammenarbeit. Diese können bspw. ein Sprachassistent oder auch Videotelefonie sein. UCC-Lösungen erfreuen sich in Unternehmen bereits großer Beliebtheit, da sie die Zusammenarbeit im Team deutlich einfacher machen.

 

Verschiedene Lösungen 

UC-Lösungen sind als lokale Software, Managed Service oder als Dienstleistung (UCaaS) von Cloud-Providern erhältlich. 

Betreibt ein Unternehmen eigenständig eine UC-Lösung, ist das eigene Personal für das Management der UC-Infrastruktur zuständig. Bei einem Managed Service übernimmt ein externer Dienstleister die Wartung und den Betrieb einzelner Elemente oder gleich der gesamten UC-Infrastruktur in einem Unternehmen. Beide Lösungen setzen allerdings voraus, dass das Unternehmen seine eigene Infrastruktur verwendet sowie benötigte Applikationen und Kommunikationskanäle selbstständig erwirbt.

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Unified Communications-as-a-Service-Lösung (UCaas), stellt der Dienstleister den Service über das eigene Rechenzenter zur Verfügung. Der Kunde kann dann die Services über eine abgesicherte Virtual Private Network nutzen und benötigt nur noch Software-Clients oder Endgeräte. Zum Funktionsumfang einer UCaaS-Lösung gehört die Unterstützung verschiedener Telefone, Softclients und mobilen Endgeräten wie Smartphones. Darüber hinaus bietet die Lösung Funktionen für Anrufbeantworter, Sprachnachrichten per E-Mail, automatische Rufweiterleitung etc. an. Letztlich kommen noch zusätzliche Features wie virtuelle Räume für Videokonferenzen hinzu. Das Unternehmen gibt hierbei die Verantwortung für die UC-Lösung an den Dienstleister ab.

 

Voraussetzungen

Um eine UC-Lösung nutzen zu können, benötigen Sie drei Dinge: Eine Cloud Telefonanlage mit einer Internetverbindung, die genügend Bandbreite aufweist sowie IP-fähige Endgeräte. Darüber hinaus sollten die Bedingungen der jeweiligen Tools, die Sie verwenden möchten, erfüllt sein. Für das Telefonieren mit Unified Communications ist es wichtig, dass Sie eine VoIP-fähige virtuelle Telefonanlage nutzen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Ratgeber für VoIP Telefonanlagen.

 

Welche 4 Kernfunktionen vereint Unified Communications?

Medienintegration

Bei Unified Communications-Lösungen werden verschiedenste Medien wie Video, Audio (Telefonie) und Text bzw. Client-basierte Funktionen in einer Nutzungsoberfläche vereint. Hierdurch wird der Nutzer bei der Verwaltung von Kommunikationsmedien und Endgeräten durch Unified Communications entlastet. Über das UC-System können die verschiedenen Kanäle gemanagt werden, sodass situationsabhängig der passende Kommunikationskanal gewählt werden kann, z.B. Chat oder Video-Call. Gleichzeitig kann festgelegt werden, dass die Information auf dem jeweils passenden Endgerät (Desktop, Smartphone, etc.) ankommt.

Präsenzinformation

Mithilfe der Präsenzinformation der UC-Lösung können Sie auf einen Blick sehen, welcher Nutzer über welches Endgerät erreichbar ist. Die Informationen über den Verfügbarkeitsstatus passen sich in der UC-Lösung automatisch an. Befinden Sie sich gerade in einem Telefonat, kann der Verfügbarkeitsstatus auch manuell angepasst werden. Die Präsenzinformation bietet vor allem bei Gruppeninteraktionen Vorteile, da eine direkte Übersicht besteht, wer gerade über welches Endgerät verfügbar ist. Der Nutzer kann bei einer Videokonferenz direkt sehen, ob alle Mitarbeiter erreichbar sind oder ob einige Nutzer aktuell nur telefonieren können und nicht per Video verfügbar sind.

Kontextintegration

Die Kontextintegration ermöglicht es, andere Anwendungen mit der Unified Communications-Nutzungsoberfläche zu verbinden. Einerseits können die Präsenzinformationen für Applikationen und Softwaremodule von Drittanbietern bereitgestellt werden. Wenn der Name eines UC-Teilnehmers in einer anderen Anwendung z.B als letzter Bearbeiter eines Dokuments auftaucht, dann wird dort auch gleichzeitig angezeigt, ob dieser verfügbar ist. Nach Möglichkeit kann dann gleich aus der Drittanwendung heraus die Kommunikation gestartet werden, bspw. über einen Chat. Andererseits können durch die Verknüpfung verschiedener Anwendungen (u.a. CRM) bei eingehenden Anrufen automatisch Kundendaten bereitgestellt werden. Alle Informationen über den bisherigen Kundenkontakt sind somit direkt verfügbar und müssen nicht wieder erfragt werden.

Kollaborationsfunktion

Ein weiterer Bestandteil ist die Kollaborationsfunktion. Typische Kollaborationsfunktionen, die hinzugeschaltet werden können, sind: Web-Conferencing, interaktives Whiteboard und App-Sharing. Hierdurch wird eine sofortige Zusammenarbeit an Dokumenten aus dem Arbeitszusammenhang heraus ermöglicht.

 

Die Vorteile von Unified Communications

Durch die Nutzung von Unified Communications wird die interne und externe Kommunikation sowie die gemeinsame Arbeit vereinfacht und verbessert. Der größte Vorteil der Unified Communications-Lösung ergibt sich aus der Vielfalt der verschiedenen Funktionen und deren einfache Verbindung miteinander. Welche weiteren Vorteile eine UC-Lösung mit sich bringt, haben wir im Folgenden aufgelistet.

Effizientere Kommunikation:

Durch Unified Communications gestalten sich Ihre Kommunikationsprozesse deutlich effizienter, da das Management aller Kommunikationskanäle zentralisiert ist. Sie ersparen sich Anrufe, bei denen Sie feststellen müssen, dass Kollegen gerade nicht erreichbar sind. Stattdessen können Sie jederzeit sehen, ob und über welches Medium Ihre Kollegen gerade verfügbar sind. Mit der Präsenzfunktion haben Sie einen direkten Überblick und können Ihren Kollegen eine Nachricht hinterlassen, bis zu welchem Zeitpunkt Sie über welches Endgerät erreichbar sind. Durch die Kollaborationsfunktion wie bspw. “Desktop- und File-Sharing” lässt sich des Weiteren die Interaktion innerhalb des Teams verbessern. Mitarbeiter können sich schneller austauschen und gemeinsam an Präsentationen arbeiten.

Flexiblere Arbeitsgestaltung:

Unified Communications kann mit allen Endgeräten genutzt werden. Es ist nicht entscheidend, ob Sie sich gerade im Büro befinden, unterwegs sind oder aus dem Home Office arbeiten. Sie sind über alle Ihre verknüpften Endgeräte erreichbar - unabhängig von Ihrem Standort. Durch die flexible Wahl des genutzten Mediums verbessern Sie außerdem die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und es ist möglich, die Kundenzufriedenheit zu steigern. So werden nicht nur die Agilität und Flexibilität in Ihrem Unternehmen gesteigert, sondern auch die Produktivität der Mitarbeiter.

Verbesserte Kosteneffizienz

Anschaffungs- und Wartungskosten werden durch den Wegfall vieler unterschiedlicher Dienste und Systeme drastisch reduziert. Außerdem entstehen durch den Einsatz der Kollaborationsfunktionen Einsparpotenziale. Denn Videokonferenzen in HD-Qualität und interaktives Screen-Sharing können Dienstreisen zu Kunden oder anderen Niederlassungen entbehrlich werden lassen.

Größere Sicherheit

Mit der Anschaffung einer UC-Lösung erhalten Sie ebenfalls hohe, integrierte Sicherheitsstandards. Hierzu gehören Maßnahmen wie die Verschlüsselung der Gespräche oder das automatische Blockieren von auffälligen IP-Adressen. Sicherheitsrisiken können reduziert werden, da die genutzten Kommunikationsmedien zusammengefasst werden. Im Vergleich dazu besteht ein viel größeres Risiko, wenn Sie die Anwendungen einzeln herunterladen.

Für eine bessere Übersicht haben wir hier die wesentlichen Vorteile noch einmal zusammengefasst:

 

Gibt es Nachteile bei Unified Communications?

Für Mitarbeiter könnte sich die Frage stellen, ob Unified Communications dazu führt, dass die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit immer weiter verschwimmen. Diese Sorge kann durch eine vom Unternehmen geführte Zeitregelung genommen werden. Wichtig ist, dass das Unternehmen die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit deutlich macht und akzeptiert, wenn ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist. 

Aus Unternehmenssicht gibt es grundsätzlich keine negativen Aspekte. Lediglich der Umstieg auf Unified Communications kann zu anfänglichen Hürden seitens der Mitarbeiter führen. Schlussendlich handelt es sich hierbei aber nur um einen temporären Zustand. Die erhöhte Sicherheit, die Benutzerfreundlichkeit und die Kosteneffizienz stellen einen großen Anreiz sowohl für Mitarbeiter als auch für das Unternehmen dar.

 

Unified Communications für Ihr Unternehmen 

Überlegen Sie, Unified Communications in Ihrem Unternehmen einzuführen? Dann ist es ratsam, den Umstieg genau zu planen. Eine UC-Lösung ist ein bereichsübergreifender Prozess und betrifft somit alle Mitarbeiter und Abteilungen. Um eine bestmögliche Anwendung bereitstellen zu können, sollten Sie besonders Ihre Mitarbeiter und deren Wünsche in den Fokus stellen. Machen Sie sich vorher über die jetzige Situation in Ihrem Unternehmen Gedanken. 

Diese Fragen können Ihnen dabei helfen, die Planung einfacher zu gestalten:

• Welche Kommunikationsmedien nutzen wir?

• Wie häufig und wie intensiv werden Kommunikationskanäle, Team-Chats etc. benutzt?

• Welche Verbesserungen wünschen wir uns auf dieser Ebene?

• Wie hoch sind die Kosten für die Kommunikation in unserem Unternehmen aktuell?

• Welche Wünsche haben die Mitarbeiter bezüglich der Kommunikation und der Zusammenarbeit?

Fazit

Aktuell bieten die meisten Anbieter einen Zusammenschluss von zwei bis drei UC-Funktionen an, langfristig sollen aber alle Funktionen in einer Anwendungsumgebung verfügbar sein.

Das Ziel ist es, mit Unified Communications das Unternehmen nach vorne zu bringen und die innerbetrieblichen Abläufe sowie die Kommunikation mit Partnern und Kunden zu vereinfachen. Gerade in Zeiten der laufenden Digitalisierung ist die Anschaffung sehr empfehlenswert. Mit einer Cloud Telefonanlage haben Sie bereits einen großen Schritt zur digitalen Transformation getan. Gehen Sie mit Unified Communications den nächsten Schritt – eine Entscheidung, die mit Effizienz, Kostenersparnis und Kundenzufriedenheit einhergeht.

 

FAQ

Was bedeutet Unified Communications?

Unified Communications, oft auch Real-Time Communications genannt, steht für „vereinheitlichte Kommunikation” und beschreibt die Zusammenführung verschiedener Kommunikationsanwendungen in einer einzigen Benutzeroberfläche.

 

Welche Anwendungen kann ich mit Unified Communications zusammenführen?

Prinzipiell ist die Zusammenführung aller Kommunikationsdienste in einer gemeinsamen Plattform möglich. Bei der Auswahl der Anwendungen und Programme sollten jedoch Anbieter, Versionen und Schnittstellen für eine reibungslose Integration beachtet werden.

 

Was ist Unified Communications as a Service?

Unified Communications as a Service, kurz UCaaS, beschreibt das Konzept der Unified Communications als Dienstleistung. Das UCaaS wird von einem Anbieter gehostet, der die benötigte Infrastruktur bereitstellt. Das Unternehmen muss folglich keine neue Infrastruktur anlegen und spart somit Anschaffungskosten.