Blog-Kategorie:
Mit den richtigen Tools durchs Homeoffice
Für uns alle ist es wichtig, im Homeoffice genauso produktiv zu arbeiten wie im normalen Büro. Dafür benötigt man jedoch einige Tools auf dem Laptop oder PC. Welche für Sie sinnvoll sind zeigen wir Ihnen hier:
Messenger-Dienste
Um Ihre Kollegen schnell kontaktieren zu können und um eine gute Zusammenarbeit gewährleisten zu können, bietet sich die Nutzung von Messenger-Diensten und Kollaborationstools an. Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die ausschließlich einen Dienst suchen, um schriftlich in Kontakt zu bleiben, bietet sich Microsoft Teams an. Bis zu 300 Mitglieder können dieses Homeoffice Tool kostenlos nutzen.
Sollten Sie allerdings auch Funktionen wie Audio-Anrufe und Video-Calls benötigen, können Sie die Microsoft-Essentials ab 4,20 Euro pro User im Monat nutzen. Die größte Stärke dieses Dienstes ist die direkte Integration anderer Office-Dienste wie Word oder Outlook.
Ein anderer möglicher Messenger wäre zum Beispiel Slack. Der Messenger bietet, anders als Microsoft Teams, nicht nur die Möglichkeit, Ihre Kollegen schriftlich zu kontaktieren, sondern bietet auch die Möglichkeit für Videokonferenzen. Für kleinere Unternehmen ist der Dienst kostenlos bei größeren Teams oder Unternehmen entstehen kosten ab 6,25 Euro im Monat. Reichen Ihnen die Möglichkeiten von Videotelefonie und Messenger nicht gibt es für Sie auch die Möglichkeit, Erweiterungen zu erwerben.
Als Teil der Google G Suite können Sie alternativ auch zu Hangouts Chats greifen. Voraussetzung ist hier ein kostenpflichtiges Abo für normalerweise mindestens 5,20 Euro pro User und Monat – aufgrund der aktuellen Lage kostet es momentan nur 4,68 Euro.
Video-Calls und Konferenzen
Gerade um den Kollegen in Online-Meetings besser folgen zu können, bieten sich Videotelefonate an. Die bereits genannten Messenger-Dienste bieten teilweise eine Video-Funktion, wir haben aber noch günstigere Alternativen für Sie:
Für Meetings empfehlen wir Ihnen Zoom. Die Software ist hierfür besonders geeignet, da es stets einen Moderator gibt. Dieser sendet allen Teilnehmern einen passenden Zugangslink. Zoom erkennt automatisch wer gerade spricht und zeigt den Teilnehmer in groß, während alle Zuhörenden klein eingeblendet sind. Bleiben Sie in Ihren Meetings bei unter 100 Teilnehmenden und unter 40 Minuten am Stück, ist der Dienst für Sie kostenlos.
Ein tolles Tool ist die Möglichkeit, das Meeting mitzuschneiden und zu speichern. So können auch abwesende Kollegen sich das Gespräch später anschauen. Benötigen Sie eine das Tool für eine längere Zeit, kostet Zoom ab 13,99 Euro pro Moderator im Monat – bis zu 100 Leute können sich dann in eine Konferenz einwählen, die bis zu 24 Stunden dauern kann.
Ein Ihnen wahrscheinlich bekannter Dienst ist Skype *. Die Software funktioniert für bis zu 50 Teilnehmende ohne Probleme. Skype ist grundsätzlich kostenlos, außer Sie rufen auf tatsächliche Telefonnummern an, wodurch Kosten anfallen.
Tools für Projektplanung und Management
Für eine gut organisierte Projektplanung ist es wichtig, dass Sie wissen, was Ihre Kollegen gerade tun und welche Aufgaben noch zu erledigen sind. Die folgenden Tools bieten hierfür gute Möglichkeiten:
Ein beliebtes Projektmanagement-Tool (vor allem für kleinere Teams) ist Trello. Ist Ihr Team nicht größer zehn Personen, reicht die kostenlose Variante aus, diese gibt es auch als Desktop-Client. Darüber hinaus kostet das Tool 9,99 Dollar pro Nutzer und Monat.
Für größere Teams bietet sich das Task-Management-Tool Asana an. Hier lassen sich Ihre Projekte virtuell abbilden, zudem ist für Planung, Vertrieb und Marketing alles an Bord. Die Basis-Funktionen können Sie kostenlos für bis zu 15 Personen nutzen. Wirklich effizient und auch in großer Runde lässt sich Asana ab 10,99 Euro pro Monat und Nutzer gebrauchen.
Cloudspeicher und Collab-Office-Tools
Damit Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen auf Dokumente und Dateien zugreifen können, um gemeinsam daran zu Arbeiten, benötigen Sie einen Onlinespeicher. Dieser sammelt alle Informationen zentral und ermöglicht es Ihnen von überall, auf die Dateien zuzugreifen.
Mit einem kostenlosen Google-Account besteht die Möglichkeit, die Tools der Google G Suite in Ihrem Homeoffice zu nutzen. Hier können gemeinsam Docs, Tabellen und Präsentationen bearbeitet werden. Des Weiteren gibt es den Mail-Client Gmail und den Cloudspeicher Google Drive mit 15 Gigabyte Speicherplatz. Wird mehr Speicherplatz benötigt, können Sie die kostenpflichtige G Suite nutzen.
Eine Alternative, um Dateien zu speichern, ist Dropbox. Die kostenlose Version für bis zu drei Personen bietet Ihnen zwei Gigabyte Speicherplatz und eignet sich somit für kleinere Büro-Teams. Die kostenpflichtige Version für 10 Euro bietet fünf Terabyte Speicherplatz und eine unbegrenzte Nutzerzahl, zudem besteht hier die Möglichkeit die Dokumente direkt zu bearbeiten.
Mit diesen Tools können Sie Ihr Homeoffice dann vollständig ausstatten.