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Welche Ausstattung benötige ich für mein Homeoffice?
Derzeit befindet sich die Welt durch das neuartige Coronavirus im Ausnahmezustand. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dazu, ihre Angestellten ins Homeoffice zu schicken, um eine rapide Ausbreitung des Virus zu verhindern. Wer den Arbeitsplatz nun in die heimischen vier Wände verlegen möchte, muss dabei einige Punkte beachten.
Abgesehen von Anforderungen wie einer funktionierenden Telefonie und weiterer Infrastruktur, müssen auch das Mindset, die Selbstdisziplin und die Räumlichkeiten stimmen. In Teil II der WIRECLOUD Homeoffice-Reihe erfahren Sie, welche technische und mentale Ausstattung Sie für die Arbeit im Homeoffice benötigen.
Die angenehme Seite der Arbeit von zu Hause
Wer zum ersten Mal wirklich im Homeoffice arbeitet, entdeckt wahrscheinlich zunächst die offensichtlichen Vorzüge. Selbstbestimmtes Arbeiten ist die Devise, ohne dass Chef regelmäßig vorbeikommt und die Arbeit prüft. In dieser Hinsicht genießt man im Homeoffice scheinbar Narrenfreiheit. Aber genau hier lauert die Gefahr, denn auch im Homeoffice müssen Leistung und Ergebnisse stimmen.
Die Vertrautheit der eigenen vier Wände kann sich auch nachteilig auf die Arbeitsleistung auswirken. Täglich müssen Arbeitende im Homeoffice Störfaktoren und Ablenkungen ignorieren und sich immer wieder neu motivieren. Hier ist demzufolge ein hohes Maß an Disziplin gefragt, um beim selbstbestimmten Arbeiten auch produktive Ergebnisse zu erzielen.
Abgesehen von der Einstellung kommt es aber auch auf die Ausstattung an. Im Büro stehen Ihnen Möbel, Telefone und sonstige Hilfsmittel zur Verfügung. Im Homeoffice ist das am Anfang meist anders. Diese Tipps helfen Ihnen dabei Ihren Homeoffice-Arbeitsplatz perfekt auszustatten, damit Ihrer Produktivität nichts mehr im Wege steht!
Homeoffice-Ausstattung: Schritt 1 – Der passende Ort
Klar ist, dass für eine produktive und möglichst ungestörte Arbeit zu Hause auch der passende Ort gewählt werden muss. Im Idealfall verfügen Sie bereits über ein separates Arbeitszimmer, wo Sie vom restlichen Geschehen weitestgehend abgeschirmt sind. Vor allem Homeoffice mit Kind ist manchmal schwierig. Am besten ist es, wenn der Arbeitsort nicht von anderen Mitbewohnern in Beschlag genommen wird. Das hat den großen Vorteil, dass Sie Unterlagen, Telefon und Laptop liegen lassen können und Ihren Arbeitsplatz nicht täglich – wie einen "Flexdesk" in manch einem Co-Working-Space – neu aufbauen müssen.
Die Einrichtung eines festen Arbeitsplatzes ist zwar alleine aus ergonomischen Gründen in Bezug auf Schreibtischhöhe, Bürostuhl und Arbeitsgeräte wie PCs schon wichtig, die psychische Komponente sollte aber auch nicht außer Acht gelassen werden. Einen gleichbleibenden Arbeitsort im Homeoffice können Sie vom restlichen Bereich der Wohnung trennen und im Idealfall nach Feierabend sogar abschließen. So wird die Grenze zwischen Privatem und Job noch deutlicher gezogen.
Arbeiten Sie im Büro, ist die Arbeit mit dem Verlassen des Gebäudes in der Regel beendet. Arbeiten Sie im Homeoffice und haben keine klare Trennung zwischen Arbeits- und Wohnbereich, geben Sie leichter dem Impuls nach „noch eben schnell etwas zu erledigen“, wodurch es schwerer fällt, abzuschalten. Aus diesen Gründen macht eine überlegte Wahl des Arbeitsplatzes im Homeoffice durchaus Sinn. Sollten Sie mit sensiblen Daten umgehen, ist eine Trennung des Arbeitsplatzes von Familie und Besuchern eventuell sogar vorgeschrieben.
Homeoffice-Ausstattung: Schritt 2 – Das Mobiliar
Wenn es um das Thema passende Büromöbel geht, gilt dieselbe Devise wie am Büro-Arbeitsplatz: Eine ausreichende Beleuchtung, ergonomische Bildschirme, Mäuse und gute Stühle sind das Salz in der Suppe. Wenn Sie also persönlich für Ihre Büroausstattung verantwortlich sind, ist es entscheidend, auf hochwertiges und für den Arbeitsplatz optimiertes Mobiliar zu achten.
In den meisten Fällen verbringen Sie acht Stunden am Tag „bei“ der Arbeit. Daher ist es nur konsequent, hier nicht geizig zu sein und Ihren Körper zu schützen. Bei Bürostühlen sollten Sie auf die Entlastung der Lenden achten, während eine Computer-Maus Hand und Arm schonen soll.
Ebenso sehr zu empfehlen sind ergonomische Tastaturen, da Sie damit die Hände in einer weitestgehend natürlichen Haltung belassen können. Ferner ist eine ausreichende Beleuchtung des Arbeitsplatzes für Ihre Augen besonders wichtig. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie genug Fläche und Stauraum für die Ablage von Notizen und Akten haben.
Homeoffice-Ausstattung: Schritt 3 – Die Technik
Bei diesem Punkt der Homeoffice-Ausstattung haben Angestellte einen natürlichen Vorteil. In der Regel bekommen Sie vom Arbeitgeber alle notwendigen technischen Geräte gestellt. Aber nicht nur Computer oder Laptop zählen zu den Homeoffice-Basics, auch ein funktionierendes Filesharing- und Telefonsystem gehören dazu. Wer die eingehenden Anrufe nicht auf die privaten Mobiltelefone der Mitarbeiter umleiten möchte, kann mit einer virtuellen Telefonanlage aus der Cloud alle Angestellten mit den bekannten Bürorufnummern ausstatten.
Aktuell: Mit dem Corona-Notfallpaket können Sie Ihre Mitarbeiter innerhalb von 24 Stunden mit einer funktionierenden Telefonanlage im Homeoffice ausstatten.
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Sie benötigen hierzu einen Account bei WIRECLOUD, einen Internetanschluss und ein VoIP-Endgerät/ VoIP-Software. Wenn Sie per VoIP-Software über Ihren PC telefonieren möchten, empfiehlt sich zusätzlich ein Headset, um den klassischen Telefonhörer zu ersetzen. Mit dem Corona-Notfallpaket sind Sie binnen 24h im Homeoffice erreichbar und können mit Ihrer Bürorufnummer raustelefonieren. Wir liefern - falls gewünscht - die benötigte VoIP-Hardware innerhalb von 24h nach Hause.
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Homeoffice-Ausstattung: Schritt 4 – Passende Software
Alle Mitarbeiter müssen auch im Homeoffice Zugang zu allen essentiellen Programmen und Dateien haben, um komplett uneingeschränkt arbeiten zu können. Wir haben in einem weiteren Blogartikel die wichtigsten Homeoffice-Tools für Sie zusammengefasst. Um Ihnen dennoch einen kurzen Überblick zu geben: für folgende Arbeitsbereiche wird Software benötigt:
- Arbeits-Chat zwischen Kollegen
- Telefoniesoftware (alternativ: VoIP-Endgeräte)
- Cloudspeicher für Daten
- E-Mail-Zugriff
- Möglichkeit der Fernwartung Ihres Rechners
Eine detaillierte Aufstellung der Softwarebereiche inklusive Empfehlungen finden Sie in unserem Blogbeitrag Homeoffice-Tools.
Sonstige Infrastruktur beachten
Wenn die allgemeine Infrastruktur zu Hause nicht passt, nützt Ihnen auch die beste technische Ausstattung nichts. Damit ist Ihre Internetverbindung zu Hause gemeint. Ob E-Mail, Cloudspeicher oder eine virtuelle Telefonanlage, die Qualität Ihrer Internetleitung ist eine Grundvoraussetzung. Daher sollten Sie sichergehen, dass Ihre Internetverbindung alle wesentlichen Kriterien erfüllt. Abgesehen von der Geschwindigkeit geht es dabei auch um die Stabilität. Wer in der Vergangenheit bereits Probleme hatte, sollte vielleicht darüber nachdenken, den Anbieter zu wechseln.
Dasselbe gilt natürlich auch für den Handyempfang. Wer via Mobiltelefon erreichbar sein muss, sollte sich nicht im Funkloch befinden. Wer seine geschäftliche Telefonie nicht über sein Handy abwickeln möchte, sollte hier unbedingt auf einen Cloud-Anbieter wie WIRECLOUD zurückgreifen. Sie verbinden einfach Ihr VoIP-Telefon per LAN-Kabel mit Ihrer Fr!tzbox und haben anschließend eine funktionierende und hochwertige Telefonanlage im Homeoffice.
Homeoffice: Die richtige Struktur schaffen
Unser Fazit: Die technische Infrastruktur, das technische Equipment (Software & Hardware), das Mobiliar und natürlich die Räumlichkeiten gehören zur notwendigen Ausstattung im Homeoffice. Wer die oben genannten Punkte beachtet, ist auf dem besten Weg zu einem erfolgreichen Arbeitstag in den eigenen vier Wänden. Ungeachtet der äußeren Faktoren sind allerdings auch vorausschauende Planung und die täglich Routine nicht zu vernachlässigen. Der Tagesablauf sollte gut durchdacht sein, denn Struktur wirkt sich positiv auf das Arbeitsergebnis und das Wohlbefinden aus.
Das bedeutet, dass Sie sich keinen Gefallen tun, wenn Sie sich im Bademantel oder im Schlafanzug an Ihren Arbeitsplatz begeben. Auf diese Weise wird Ihnen wahrscheinlich der Wechsel in den „Arbeitsmodus“ deutlich schwerer fallen. Besser, Sie machen sich einen festen Plan mit festen Abläufen wie Arbeits- und Pausenzeiten. Es spricht zwar nichts dagegen, sich hin und wieder in legerer Kleidung an den Computer zu setzen, aber dennoch: Struktur und feste Rituale helfen Ihnen, den Arbeitstag besser und produktiver zu gestalten.