Was versteht man unter einem Digital Workplace?
Die Arbeitswelt befindet sich ständig im Wandel: Gerade deswegen bietet der Digital Workplace Lösungen für so gut wie jeden Aspekt der Arbeitswelt von morgen. Der Digital Workplace ist eine digitale Arbeitsplattform, die als zentraler Ort Informationen, Tools und Services für alle MitarbeiterInnen ortsungebunden zur Verfügung stellt. Alle Daten können schnell und einfach abgerufen werden, da sie sich zusammen an einer Stelle befinden. Die MitarbeiterInnen können am digitalen Arbeitsplatz frei und selbstbestimmt arbeiten, somit wird nicht nur die vernetzte Zusammenarbeit unterstützt, sondern auch die Effizienzsteigerung im Unternehmen.
Wie ist ein Digital Workplace aufgebaut?
Daten Integration
Die Grundvoraussetzung für einen Digital Workplace ist die Integration der Daten aus verschiedenen eingesetzten Software-Systemen. Sogenannte Connectoren sorgen für den Datentransfer und bringen die einzelnen Anwendungen im Digital Workplace zusammen - und dass mit einem überschaubaren Aufwand. So entsteht eine Schnittstelle zwischen verschiedenen Programmen, die es ermöglicht, beispielsweise Informationen aus einem CRM zu integrieren. Diese Daten können MitarbeiterInnen dann nicht nur jederzeit ortsunabhängig abrufen und bearbeiten, sondern auch mit den verknüpften Anwendungen synchronisieren.
Optimierung des Arbeitsablaufs
Der Digital Workplace bietet die Möglichkeit, Geschäftsprozesse vorab klar zu definieren. Diese übersichtliche Struktur begünstigt ein beschleunigtes Arbeiten, zumal so die Arbeitsabläufe leichter ablaufen und teilweise automatisiert stattfinden können. Einen Großteil der Aufgaben können die MitarbeiterInnen direkt aus der persönlichen Nutzeroberfläche heraus erledigen und die Suche nach den benötigten Dokumenten und Daten entfällt. Das Zeitersparnis durch die schnellen und standardisierten Verfahren spart überdies eine Menge Geld.
Anwendungen
Durch eine individuelle Gestaltung erhält jeder Nutzer seine persönliche Nutzeroberfläche. Das Unternehmen kann dabei entscheiden, welche Anwendungen beziehungsweise Apps für den Arbeitsalltag notwendig sind und sogar eigene Apps erstellen. Die Nutzeroberfläche zeigt nur Dokumente und Anwendungen an, für die der jeweilige Mitarbeiter auch die entsprechende Lese- und Schreibberechtigung besitzt. Dadurch ist eine erhöhte Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit gewährleistet, zumal nur die relevanten Informationen zu sehen sind.
Kollaboration
Im Digital Workplace können Sie durch die Integration von Social Media-Elementen auch Gespräche und Gruppendiskussionen über Standort- und Unternehmensgrenzen hinweg führen.
Barrierefreiheit
Für die Nutzer wird die große Komplexität verborgen. Sie finden eine optimale Arbeitsoberfläche vor: Das sortierte Dashboard ist übersichtlich und erlaubt den Zugriff auf alle benötigten Informationen und Prozesse, wodurch das umständliche Wechseln zwischen den einzelnen Anwendungen entfällt.
Unabhängigkeit
Der größte Vorteil des Digital Workplace ist natürlich die Ortsunabhängigkeit. Die MitarbeiterInnen sind so gut untereinander vernetzt, dass Informationen schnell und einfach geteilt werden können und jeder die Unterstützung bekommen kann, die er sucht. Dies erlaubt ihnen einen effizientes Arbeiten, nicht nur innerhalb des eigenen Unternehmens, sondern auch im Ausland.
Effektives Arbeiten im Team
Ebenfalls besonders hilfreich ist, dass durch verschiedene Kollaborationsmöglichkeiten Projekte viel schneller und produktiver zu Ergebnissen führen. Das Arbeiten im Team wird den MitarbeiterInnen beispielsweise durch Projekt-Tools und Online-Meetings viel einfacher gemacht, so können sich selbst Kollegen, die von zu Hause aus arbeiten oder im Ausland sind, an der Zusammenarbeit beteiligen.
Mitarbeiterzufriedenheit
Ein erfolgreiches Unternehmen besteht aus zufriedenen Mitarbeitern und auch hier bietet der Digital Workplace große Vorteile. Eine Studie der ManpowerGroup zeigte, dass für Arbeitnehmer Flexibilität am Arbeitsplatz eine große Rolle spielt und für eine optimale Work-Life-Balance unbedingt notwendig ist. Der Fokus des Konzeptes liegt auf dem Erreichen der Unternehmensziele durch ideale Arbeitsbedingungen und gewährt den MitarbeiterInnen eine höhere Flexibilität sowie einen höheren Komfort. Dementsprechend können beispielsweise Eltern auch mit einer geringen Präsenzpflicht effektiv arbeiten und gleichzeitig für ihre Kinder da sein. Diese Flexibilität schafft eine Verbesserung der Work-Life-Balance und ermöglicht es den MitarbeiterInnen, ihr Leben freier zu gestalten, überdies fördert es gleichzeitig das Engagement.
Datenschutz
Jedes Unternehmen sollte seinen MitarbeiterInnen eine Software zur Kommunikation und Zusammenarbeit bereitstellen, damit sie auf unseriöse Lösungen verzichten können. Ein Digital Workplace ist eine sichere Option für die Kommunikation unter den MitarbeiterInnen da er auch DSGVO konform ist.
Die richtige Vorgehensweise
- Für den optimalen Digital Workplace sollte die oberste Priorität die Zufriedenheit der MitarbeiterInnen sein und ihnen eine gute Arbeitsumgebung zu offerieren, denn so können Ihre MitarbeiterInnen am effizientesten arbeiten. Überlegen Sie deswegen gut, welche Prozesse verbessert werden müssen und was bereits gut läuft. Denken Sie jedoch daran, dass verbesserungswürdige Abläufe nicht unbedingt durch eine Digitalisierung verbessert werden können. Befragen Sie Ihre MitarbeiterInnen, um Probleme zu sehen und zu erkennen, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht. Folglich wissen Sie, welche Integrationen und Informationen Sie benötigen.
- Ein Plan, in dem die grundsätzlichen Informationen, wie zum Beispiel das Budget oder die benötigten Funktionen festgehalten werden, kann Ihnen helfen den digitalen Arbeitsplatz besser zu realisieren.
- Führen Sie eine Testphase mit einer Gruppe von Leuten oder nur einer bestimmten Abteilung durch, im Zuge dessen werden mögliche Probleme oder fehlende Informationen deutlich. Das gewonnene Feedback bietet Ihnen die Chance Anpassungen zu treffen und diese in den Plan mit einzuarbeiten. Infolgedessen schaffen Sie den am besten umsetzbaren digitalen Arbeitsplatz für Ihr Unternehmen.
- Haben Sie das Feedback in den Plan eingearbeitet und die letzten Veränderungen getroffen, so kann es auch schon losgehen. Die MitarbeiterInnen können in das Programm eingeführt werden und den verbesserten Arbeitsplatz genießen. Um bei entstehenden Fragen oder Problemen direkt helfen zu können, ist es gerade in der Startphase ratsam, einsatzfähige Support-Leistungen anzubieten.
Digital Workplace in Verbindung mit Mircosoft 365
Der Digital Workplace benötigt für eine gelungene Einführung verschiedene Intranet-Softwarelösungen oder Intranet-Add-ons und die dazugehörigen Dashboard-Technologien. Dadurch können MitarbeiterInnen den Zugang zu den verschiedensten Tools von Microsoft 365 erhalten und dessen viele Vorteile genießen.
Sie können Microsoft Teams besonders gut für die Arbeit an gemeinsamen Projekten nutzen und sich so innerhalb der Projektgruppe unkompliziert miteinander austauschen. Zudem können Sie in Ihrer Projektgruppe auch Dateien ablegen, die für die gemeinsame Arbeit wichtig ist und die allen zur Verfügung stehen sollte. Das ortsunabhängige Arbeiten wird noch einfacher durch die Verwendung der gängigen Microsoft 365 Anwendungen wie zum Beispiel Word oder PowerPoint. Diese werden in eine cloud-basierte Variante umgewandelt, sodass ein flexibles und unabhängiges Arbeiten möglich ist. Auf diese Weise können Sie Dokumente auch gleichzeitig bearbeiten und steigern somit die Effizienz. Der digitale Arbeitsplatz mit Microsoft 365 kann jedoch nicht nur für das Arbeiten an sich genutzt werden, mit praktischen Tools wie zum Beispiel Planner können Sie ihr Office-Management oder Ihr Accounting digitalisieren. Folglich sparen Sie sich viel Arbeit, da sich lästige Prozesse wie Rechnungsabwicklungen oder Urlaubsanträge einfach durch Ihren Digital Workplace verwalten lassen.
Der Digital Workplace kann Ihnen und Ihren MitarbeiterInnen viel Arbeit ersparen und eine verbesserte Zusammenarbeit ermöglichen. Für die Unternehmen von morgen ist die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes mit Microsoft 365 definitiv eine Überlegung wert.
NEU: Mit Microsoft Teams ins Festnetz telefonieren
Sie können fortan die herausragenden Features der Microsoft Teams Telefonie in Kombination mit Ihrer Telefonanlage nutzen. Sie können Teams mit eigenen Rufnummern nutzen oder Ihre bestehenden Rufnummern weiterverwenden.
Je nach Art der Anbindung können Sie Anrufe über Teams empfangen oder das gesamte Funktionsspektrum inkl. Rufnummernportierung nutzen.
Fazit
Letztendlich ist es deutlich, dass ein Digital Workplace hauptsächlich nur Vorteile mit sich bringt. MitarbeiterInnen können von überall auf benötigte Dateien zugreifen und sich schnell und einfach mit Kollegen kurzschließen, diese verbesserte Arbeitsweise verspricht auch mehr Ordnung und Übersichtlichkeit im Arbeitsalltag, woraus folglich alle profitieren. Nicht zuletzt zählen hierzu natürlich auch Wettbewerbsvorteile und mehr Erfolg. Der Digital Workplace ist zweifellos eine Lösung für Firmen, die die interne Kommunikation und den Arbeitsalltag auf ein höheres Level bringen möchten, mit dem Blick auf die Arbeitswelt von morgen.
FAQ
Was ist ein Digital Workplace?
Der Digital Workplace ist ein digitaler Arbeitsplatz, sprich ein zentraler Ort, an dem Informationen, Tools und Dokumente ortsunabhängig gespeichert und abgerufen werden können. Alle MitarbeiterInnen können einfach und schnell auf die benötigten Dateien zugreifen, wodurch die vernetzte Zusammenarbeit unterstützt wird.
Welche Vorteile bietet der Digital Workplace?
Der Digital Workplace erlaubt Ihnen, ortsungebunden, schnell und einfach zu arbeiten, ob von zu Hause aus oder im Ausland. Dadurch können auch Eltern flexibel aus dem Home Office arbeiten und sich gleichzeitig um ihre Kinder sorgen. Überdies ist auch die Zusammenarbeit mit Kollegen einfacher, Sie können zusammen an einem Projekt arbeiten und haben die benötigten Dokumente gesammelt an einem Ort, ohne erst nach ihnen suchen zu müssen. Letztendlich steigert sich durch die dazugewonnene Flexibilität die Work-Life-Balance und wirkt sich somit auf die Zufriedenheit der MitarbeiterInnen aus.
Kann ich einen Digital Workplace mieten?
Workplace-as-a-service (WaaS) stellt Ihnen sowohl die Software als auch die Hardware zur Verfügung. Gegen eine monatliche Rate erhalten Sie in wenigen Tagen Ihren einsatzbereiten digitalen Arbeitsplatz und können Funktionen wie Versicherungen ebenfalls dazu buchen. Somit ersparen Sie sich die lange und aufwendige Anschaffung des digital Workplace, die womöglich mehrere Wochen in Anspruch nimmt.
Digital Workplace vs. Intranet
Unter Intranet versteht man ein nicht öffentliches Netzwerk, welches vor allem für die Kommunikation und Interaktion unter MitarbeiterInnen in einem Unternehmen verwendet wird. Das Intranet kann zudem Teil des Digital Workplace werden, der Digital Workplace jedoch nicht vom Intranet. Der Digital Workplace beinhaltet das Intranet und sichert somit die Kommunikation im Unternehmen, zudem enthält es aber auch alle wichtigen Softwareprogramme, die die MitarbeiterInnen täglich benötigen. Somit umfasst der Digital Workplace verschiedene Tools und Services als auch das Intranet und bietet einen optimal ausgestatteten digitalen Arbeitsplatz.
