Effizientes Zusammenarbeiten mit dem Microsoft Teams Whiteboard

Microsoft Teams Whiteboard

Videokonferenzen in Microsoft Teams ermöglichen ein ortsunabhängiges Zusammenarbeiten und fördern die Produktivität Ihres Teams. Allerdings ist es oft schwierig, Notizen oder Ideen zu sammeln, diese für alle sichtbar zu machen und zur Verfügung zu stellen. Hierfür eignet sich das Microsoft Teams Whiteboard, welches eine gemeinsame Arbeitsfläche für alle Teilnehmer bietet. In diesem Artikel erhalten Sie alle notwendigen Informationen zur Nutzung des MS Teams Whiteboards.

 

Was ist das Microsoft Teams Whiteboard?

Das Whiteboard in Microsoft Teams ist eine digitale weiße Tafel, die Sie in jeder Videokonferenz nutzen können. Dort haben die Teilnehmer der Videokonferenz die Möglichkeit, in Echtzeit Inhalte festzuhalten und auszutauschen. Diese sind dann für alle Beteiligten am Meeting sichtbar und zugänglich. Das Whiteboard kann zusätzlich nach einer Konferenz gespeichert und in die Dateiablage des Teams hochgeladen werden oder beim nächsten Meeting wieder geöffnet werden.

Somit eignet sich das Whiteboard beispielsweise zur Projektplanung, Problemlösung oder zum Brainstorming.

So nutzen Sie das Whiteboard

Um das Whiteboard in Microsoft Teams zu nutzen, klicken Sie auf das „Teilen”-Symbol und wählen anschließend rechts unter „Whiteboard” die Option „Microsoft Whiteboard” aus. Nun können alle Teilnehmer durch einen Klick auf das Stift-Symbol auf dem Whiteboard zeichnen. Mit einem Doppelklick auf das Stift-Symbol können Sie zusätzlich unterschiedliche Farben auswählen.

Microsoft Team Whiteboard

Das Touchpad Ihres Laptops können Sie nutzen, um das Bild zu verkleinern oder zu vergrößern. Dafür wischen Sie mit zwei Fingern nach unten, um das Bild zu vergrößern oder nach oben, um es zu verkleinern. Über die Pfeiltasten bewegen Sie das Bild nach links und rechts.

Das „Drei-Striche”-Symbol im oberen Bildrand führt Sie zum Microsoft Teams Whiteboard Menü. Dort können weitere Einstellungen vorgenommen werden und beispielsweise die Farbe des Whiteboards oder der Rasterhintergrund geändert werden.

Microsoft Teams Whiteboard

Der Freihandmodus

Nach dem Öffnen des Whiteboards in MS Teams haben Sie die Wahl zwischen dem Freihandmodus und dem klassischen Modus. Der Freihandmodus gestattet Ihnen, mit Ihrer Maus oder mit Ihrem Finger, falls Sie ein Tablet nutzen, zu schreiben und zeichnen. Im unteren Bildrand befinden sich verschiedene Stifte sowie ein Radiergummi und ein Lineal, zwischen denen Sie wechseln können. Halten Sie die Maustaste gedrückt, um Farbe, Größe und Schreibart zu verändern.

Für die Nutzung des Lineals können Sie entweder die Maus verwenden und so das Lineal in alle Richtungen verschieben oder alternativ die Pfeiltasten. Drücken Sie die Alt-Taste und entweder die rechte oder linke Pfeiltaste, damit sich das Lineal jeweils um 15º dreht. Falls Sie über einen Touch Display verfügen, können Sie ebenfalls zwei Finger nutzen, um das Lineal beliebig zu drehen.

So haben Sie die Möglichkeit, gerade Linien zu ziehen oder Inhalte anders auszurichten.

Microsoft Team Whiteboard

Der klassische Modus

Im Gegensatz zum Freihandmodus wird das Whiteboard im klassischen Modus über die Tastatur gesteuert. Texte werden durch das Schreiben auf der Tastatur hinzugefügt. Des Weiteren besteht die Option, Listen oder weitere Dokumente in das Whiteboard einzufügen. Dafür klicken Sie auf das Plus im unteren Bildrand, anschließend können Sie auswählen, welche Art von Inhalt Sie einfügen möchten, wie zum Beispiel ein Word-Dokument.

Möchten Sie ein Bild einfügen, dann klicken Sie das auf das Bild-Symbol im unteren Bildrand. Folglich werden Ihnen alle Bilder aus Ihrem Datei-Explorer angezeigt und Sie können das Bild auswählen, welches Sie im Whiteboard einfügen möchten.

Microsoft Team Whiteboard

So speichern Sie das Whiteboard

Zum einen gibt es die Option des Bildexports, welche den aktuellen Bildausschnitt lokal auf Ihrem Computer speichert. Hierfür rufen Sie die Einstellungen über das „Drei-Punkte-Menü“ auf und wählen anschließend „Exportieren”. Das Whiteboard kann dort als Bild oder SVG Datei gespeichert werden. Zum anderen haben Sie die Möglichkeit, das Whiteboard direkt in Microsoft Teams zu teilen. Rufen Sie das Menü auf und wählen Sie „In Teams teilen“, anschließend können Sie den Kanal auswählen, dem Sie das Whiteboard zur Verfügung stellen möchten.

Zudem befinden sich in der Microsoft Teams Whiteboard Galerie alle jemals von Ihnen verwendeten Whiteboards. Sie können alte Whiteboards erneut aufrufen, sie umbenennen oder neue Teilnehmer hinzufügen. Diese Galerie erreichen Sie über das Pfeil-Symbol im oberen linken Bildrand.

Wieso finde ich die Whiteboard-Funktion nicht?

Ein Grund, wieso Sie die Whiteboard-Funktion in den Einstellungen nicht finden ist, dass diese Option nur während einer Besprechung und nicht während eines privaten Anrufs über die Microsoft Teams Telefonie verfügbar ist. Des Weiteren kann es sein, dass die Whiteboard-App in Microsoft Teams noch nicht aktiviert worden ist.

Die Aktivierung des Whiteboards findet im Microsoft 365 Admin Center statt. Unter der Kategorie „Add-Ons” finden Sie den Punkt „Whiteboard“, dort müssen Sie auf den Kasten „Aktivieren oder deaktivieren Sie Whiteboard für Ihre gesamte Organisation“ klicken. Zudem haben Sie dort die Möglichkeiten, Einstellungen zu den Diagnosedaten und dem Datenschutz vorzunehmen.

Alternative Whiteboard Apps

Falls Sie mit der Microsoft Teams Whiteboard App nicht zufrieden sind oder Sie andere Optionen ausprobieren möchten, stellen wir Ihnen im Folgenden drei alternative Whiteboard Apps vor.

Freehand

Freehand bietet Ihnen ein digitales Whiteboard mit Echtzeitübertragung und interaktiven Boards an. Zudem können Sie zwischen verschiedenen Vorlagen wählen. Für die Nutzung von Freehand benötigen Sie keine bestimmte MS Teams Lizenz, die App ist auch für die kostenlose Microsoft Teams Version verfügbar. Dabei stehen Ihnen 3 Whiteboards kostenlos zur Verfügung, mit der „Professional“-Version für monatlich 22 US-Dollar verfügen Sie über eine unbegrenzte Anzahl an Whiteboards.

Mural

Mural bietet ähnlich wie Freehand neben einem weißen Whiteboard über hundert verschiedene Vorlagen an. Ein Vorteil von Mural ist, dass die App als Registerkarte in Microsoft Teams Kanälen hinzugefügt werden kann und somit den Zugriff erleichtert. Über eine Chat-Nachricht kann der Benutzer über Einladungen oder Erwähnungen auf den Whiteboards benachrichtigt werden. Für die Nutzung von Mural stehen Ihnen verschiedene Mitgliedschaftsoptionen zur Verfügung, beginnend bei 12 US-Dollar monatlich pro Nutzer.

Miro

Eine weitere Alternative liefert Miro mit über 200 Whiteboard-Vorlagen. Sie können das Whiteboard mit Notizen, einem Timer, Umfragen und weiteren Funktionen einrichten. Zusätzlich kann auch für Miro eine eigene Registerkarte in Ihren Kanälen angelegt werden sowie in Ihren Kalender integriert werden. Lassen Sie sich von einem Benachrichtigungsbot über Veränderungen auf Ihrem Board oder Erwähnungen informieren. Neben einer kostenlosen Version für einen Nutzer, gibt es verschiedene Tarifoptionen für bis zu 20 Nutzer. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, den Enterprise-Tarif für mehr als 50 Nutzer zu wählen, dabei verhandeln Sie den Preis individuell mit Miro.

Fazit

Das Microsoft Teams Whiteboard macht Videokonferenzen produktiver und erleichtert die digitale Zusammenarbeit. Remote Worker oder Mitarbeiter aus dem Home Office müssen nicht erst darauf warten, dass jemand seine Mitschriften per E-Mail sendet, sondern können direkt über Teams darauf zugreifen. Falls Sie andere Boards oder Funktionen ausprobieren möchten, so wird dies durch die Integrationsmöglichkeit anderer Apps in Microsoft Teams ebenfalls möglich.

FAQ

Wie kann ich das Whiteboard starten?

Um das Whiteboard in einer Videokonferenz zu starten, klicken Sie auf den „Teilen”-Button, welcher sich in der Desktop-Version neben dem Mikrofon-Symbol befindet. Anschließend wählen Sie „Microsoft Whiteboard” aus und das Whiteboard wird für alle Teilnehmer geöffnet.

Wie füge ich das Whiteboard als Registerkarte in meinem Team ein?

Suchen Sie das gewünschte Team aus und klicken Sie auf das Plus neben der Registerkarte „Wiki”. Falls Sie das Whiteboard in einem bestimmten Kanal als Registerkarte hinzufügen möchten, so müssen Sie auf diesen klicken und danach das Plus neben dem „Wiki” wählen. Sie müssen nun nach dem Whiteboard suchen und die Anwendung auswählen, danach können Sie der Registerkarte einen Namen geben. Anschließend wählen Sie „Speichern” aus und das Whiteboard steht allen Teammitgliedern als Registerkarte zur Verfügung.

Kann ich die Whiteboard-Funktion in Breakout Rooms benutzten?

Das Whiteboard steht Ihnen auch in Breakout Rooms zur Verfügung und kann am Ende des Meetings auch von allen anderen Teilnehmern eingesehen werden. Die Bedienung des Whiteboards bleibt gleich, sodass Sie ohne Probleme loslegen können.